Digitale Beurkundung

Die österreichischen Notare sind Vorreiter im digitalen Service für ihre Klienten. Das elektronische Zeitalter begann im Notariat vor 20 Jahren mit „cyberDoc“, dem elektronischen Urkundenarchiv. Seither wurden weitere digitale Anwendungen forciert.

So wurde in Österreich als erstem EU-Mitgliedsstaat die Möglichkeit geschaffen, eine GmbH unter voller Wahrung der gewohnten Beratung durch den Notar digital zu gründen. Dabei müssen die Vertragsparteien nicht körperlich bei der Vertragserrichtung anwesend sein.

Diese Möglichkeit war zunächst gesetzlich mit 31.12.2020 befristet. Weil sich dieses Modell bewährt hat, wurde die Befristung aufgehoben. Das entspricht auch der digitalen Strategie der europäischen Kommission im Gesellschaftsrecht.

Notarielle Amtshandlungen können nun generell – bei Einhaltung gewisser gesetzlicher Anforderungen – auch online erfolgen. Darunter fallen notarielle Protokolle, wie sie z.B. bei Gesellschafterversammlungen ausgefertigt werden. Auch Notariatsakte, die zur Aufnahme von Rechtserklärungen und Rechtsgeschäften (auch außerhalb des Gesellschaftsrechtes) dienen, können nun rechtswirksam digital erstellt werden. Ebenso kann die Beglaubigung von Unterschriften auf diesem Weg erfolgen.

Ausgenommen von dieser Möglichkeit ist die Errichtung von Testamenten und sonstigen letztwilligen Verfügungen.

Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online errichtet werden kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es ein technisches Verfahren, in dem der Notar wie bisher unter anderem auch Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durchführt. Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind in diesem Zusammenhang auch weiterhin zentraler Kern der notariellen Tätigkeit. Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind „treffen“ sich Notar und Klienten in einer Videokonferenz. In dieser unterfertigt der Klient die digitalen Urkunden unter Aufsicht des Notars mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur. Anschließend bringt der Notar die Beglaubigungsklausel beziehungsweise die Beurkundungssignatur an. Diese Dokumente können dann wie analoge Urkunden verwendet werden, z.B. bei Eingaben an das Grundbuch oder Firmenbuch.

Mit der unmittelbar bevorstehenden Einführung der elektronischen Identität für die Bürger wird das Verfahren der Identitätsfeststellung wesentlich vereinfacht werden.

Die Verwendung der Digitalisierung im Rahmen der notariellen Tätigkeit ist ein zusätzliches Dienstleistungsinstrument. Im Vordergrund der notariellen Tätigkeit steht aber unverändert die persönliche Beratung und Unterstützung der Bürger. Ziel unserer Arbeit als Notare ist es, rechtlich bestandsfeste Lösungen auszuarbeiten, welche die Interessen aller Beteiligten berücksichtigen und Rechtssicherheit herstellen.